Sau khi lao động E-9 được bố trí về doanh nghiệp, chủ sử dụng phải quản lý nhiều nghĩa vụ hơn một hợp đồng lao động thông thường. EPS có các loại bảo hiểm đặc thù và yêu cầu báo cáo liên quan tới lao động nước ngoài.
1. Các bảo hiểm đặc thù trong EPS
Trang thông tin EPS hiện phân loại rõ chủ thể tham gia từng loại bảo hiểm. Trong đó có những khoản do 사업주 – chủ sử dụng chịu trách nhiệm và những khoản do người lao động chịu.
출국만기보험 – Departure Maturity Insurance
EPS hiện liệt kê đây là bảo hiểm do doanh nghiệp tham gia, với mức đóng được tính theo tỷ lệ của mức lương bình quân ghi trên Employment Permit. Doanh nghiệp cần kiểm tra tỷ lệ hiện hành tại thời điểm tham gia thay vì dùng số liệu cũ.
임금체불보증보험 – Wage Payment Guarantee Insurance
Đây cũng là nhóm bảo hiểm EPS liệt kê phía chủ sử dụng, nhằm hỗ trợ bảo vệ người lao động trước rủi ro nợ lương theo phạm vi quy định.
2. Các hệ thống bảo hiểm khác
EPS đồng thời liệt kê các hệ thống như 고용보험, 산재보험, 건강보험 và 국민연금. Việc áp dụng và mức đóng cụ thể cần kiểm tra theo loại doanh nghiệp, tư cách của người lao động và hướng dẫn của từng cơ quan bảo hiểm.
Doanh nghiệp không nên dùng một bảng tính cũ cho mọi lao động E-9 qua nhiều năm.
3. Báo cáo biến động việc làm đúng hạn
Hệ thống EPS lưu ý doanh nghiệp phải báo cáo các biến động nhất định liên quan tới lao động nước ngoài, ví dụ thay đổi trong quan hệ việc làm, rời bỏ nơi làm việc, chấn thương hoặc gia hạn hợp đồng theo trường hợp áp dụng.
Một số thông tin phải được báo tới 고용센터 và cơ quan xuất nhập cảnh trong thời hạn quy định. Doanh nghiệp nên phân công rõ HR nào chịu trách nhiệm theo dõi ngày phát sinh sự kiện và ngày hết hạn báo cáo.
4. Quản lý thay đổi nơi làm việc
Lao động E-9 không có quyền tự do đổi doanh nghiệp như một thị trường lao động hoàn toàn mở, nhưng pháp luật cho phép thay đổi nơi làm trong các trường hợp nhất định. EPS nêu các lý do như hết hợp đồng, doanh nghiệp ngừng/đóng cửa, giấy phép tuyển dụng bị hủy/hạn chế hoặc một số tình huống khiến quan hệ lao động không thể tiếp tục.
Doanh nghiệp nên xử lý tranh chấp sớm và lưu hồ sơ đầy đủ thay vì trì hoãn thủ tục khi người lao động thuộc trường hợp pháp luật cho phép chuyển.
5. Ký túc xá và khấu trừ phải minh bạch
Nếu doanh nghiệp cung cấp chỗ ở hoặc bữa ăn, điều kiện và khoản người lao động trả cần được giải thích trước. EPS có biểu mẫu đồng ý khấu trừ chi phí ăn ở bằng nhiều ngôn ngữ.
Một khoản khấu trừ “vẫn làm như mọi năm” có thể trở thành tranh chấp nếu người lao động không được thông tin đầy đủ hoặc cách áp dụng không còn phù hợp hướng dẫn hiện hành.
Checklist quản lý E-9 cho HR
• lưu Employment Permit và Standard Labor Contract;
• theo dõi ngày hết hạn hợp đồng/tư cách cư trú;
• kiểm tra bảo hiểm ngay khi bố trí lao động;
• lưu chứng từ lương và khấu trừ;
• có người phụ trách an toàn và giao tiếp với lao động nước ngoài;
• theo dõi nghĩa vụ báo cáo khi có biến động;
• kiểm tra cập nhật từ EPS/고용24 trước khi gia hạn hoặc thay đổi điều kiện.
Nguồn chính thức tham khảo
• EPS – Các loại bảo hiểm và chủ thể tham gia: https://www.eps.go.kr/eo/EmployPerSystem.eo?tabGb=06
• EPS – Quản lý và biến động lao động nước ngoài: https://www.eps.go.kr/eo/process.eo
• 고용노동부 – Ministry of Employment and Labor: https://www.moel.go.kr/
Mức phí, tỷ lệ bảo hiểm và phạm vi áp dụng có thể thay đổi. Doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp hướng dẫn mới nhất của EPS/고용24 và cơ quan bảo hiểm trước khi thực hiện.